Extra mensen aannemen is niet je enige optie wanneer het ordervolume tijdelijk fors oploopt. Doosformaten en ordermix vooraf standaardiseren, opvulmateriaal sneller en consistenter doseren, de paktafel zelf anders inrichten en voorraadbuffers vóór de piek vastleggen: dit zijn stappen die de capaciteit van je bestaande team vergroten zonder dat je op het laatste moment nog mensen moet werven en inwerken. Welke combinatie het beste werkt, hangt af van je ordermix, je huidige knelpunt en hoe voorspelbaar de piek is.

Waarom “gewoon meer mensen aannemen” bij piekvolume niet de enige – of altijd de beste – oplossing is

Extra personeel inzetten tijdens een piek lijkt de meest voor de hand liggende oplossing, maar heeft een aantal nadelen die vaak pas zichtbaar worden ná de piek. Tijdelijke krachten moeten worden geworven, ingewerkt en ingepland, terwijl de piek intussen al loopt. Nieuwe medewerkers pakken bovendien nog niet volgens dezelfde routine in als een ervaren team, wat in de praktijk vaker tot fouten, schade en een lager tempo per persoon leidt – precies op het moment dat je juist op snelheid en consistentie rekent. En zodra de piek voorbij is, staat er weer een team dat te groot is voor het normale volume.

Dat betekent niet dat extra personeel nooit zinvol is: bij een sterke, aanhoudende volumegroei blijft het vaak nodig. Maar bij een tijdelijke piek – een seizoensdrukte, een actie, een kortdurende toename – is het de moeite waard om eerst te kijken hoeveel extra capaciteit je uit je bestaande paktafel kunt halen, vóór je alleen naar de arbeidsmarkt kijkt.

Optie 1: Doosformaten en ordermix vooraf standaardiseren

Hoe meer verschillende doosformaten er op de paktafel liggen, hoe meer tijd een medewerker kwijt is aan het kiezen en zoeken van het juiste formaat – juist bij piekvolume telt iedere seconde per order extra zwaar mee. Breng daarom vóór een verwachte piek de ordermix in kaart en kijk of een kleiner aantal vaste formaten het merendeel van de orders kan dekken. Minder keuzemomenten per order betekent een voorspelbaardere en snellere handeling, zonder dat er iets aan de bezetting verandert.

Dit is geen keuze die je tijdens de piek zelf nog moet maken. Standaardisatie werkt het beste wanneer de formaten en de bijbehorende voorraad al vóór de drukte zijn vastgelegd, zodat het team tijdens de piek zelf niet meer hoeft na te denken over welke doos bij welke order hoort.

Optie 2: Opvulmateriaal sneller en consistenter doseren

Handmatig opvulmateriaal scheuren, proppen of afmeten kost per order tijd en de hoeveelheid verschilt al snel per medewerker – bij piekvolume vertaalt die spreiding zich direct in wisselende doorlooptijden en soms in te veel of te weinig bescherming. Papieropvul- of luchtkussensystemen doseren het materiaal per order consistenter en met minder handelingen, wat vooral bij een hoog en redelijk voorspelbaar volume tijd oplevert. Pack Company levert dit opvulmateriaal en de bijbehorende systemen van Protega en AP Packaging.

Overweeg deze stap vooral wanneer je al weet hoe hoog het piekvolume is, hoe de ordermix eruitziet, wie het systeem gaat bedienen en onderhouden, en hoe vaak een vergelijkbare piek terugkomt. Zonder die gegevens is een terugverdientijd niet te berekenen – en zonder een aantoonbaar terugkerend of langdurig piekvolume is de investering vaak nog niet aan de orde. Bij een kortdurende, eenmalige piek ligt de winst dan eerder bij de andere opties in dit artikel.

Optie 3: De paktafel zelf anders inrichten voor de piek

Een deel van de tijdwinst tijdens piekvolume zit niet in het inpakken zelf, maar in lopen, grijpen en zoeken eromheen. Zet doosformaten, tape en opvulmateriaal die tijdens de piek het meest gebruikt worden binnen handbereik, en houd de indeling zo simpel dat een medewerker niet per order hoeft na te denken over waar iets ligt. Dit is een tijdelijke of blijvende herindeling die niets kost aan extra bezetting, maar wel direct het aantal orders per uur per medewerker kan verhogen.

Loop deze indeling na vóór de piek begint, niet tijdens de drukte zelf: een herindeling tijdens de piek kost in de praktijk meer tijd dan hij oplevert.

Optie 4: Voorraadbuffers en bijvulmomenten vastleggen vóór de piek

Iedere keer dat een medewerker de paktafel verlaat omdat dozen, tape of opvulmateriaal op zijn, staat het werk stil – bij piekvolume is dat verlies groter dan op een gemiddelde dag, omdat er simpelweg meer bijgevuld moet worden. Bepaal vóór de piek hoeveel voorraad je aan de paktafel zelf wilt hebben liggen, wie verantwoordelijk is voor het bijvullen tijdens de drukte, en op welk moment een nieuwe levering nodig is. Zo voorkom je dat het bijvullen zelf een onvoorspelbare onderbreking wordt in een periode waarin voorspelbaarheid juist het belangrijkst is.

Wanneer is (semi-)automatisering van de paktafel wél een optie bij piekvolume?

Automatisering is geen doel op zich en al helemaal geen quick fix voor een eenmalige piek. Het wordt pas een logische afweging wanneer je kunt onderbouwen: hoe hoog het piekvolume daadwerkelijk is, hoe de ordermix eruitziet, wie het systeem gebruikt en onderhoudt, en of een vergelijkbare piek vaker terugkeert. Bij een sterk wisselende ordermix of een volume dat maar een paar weken per jaar hoog ligt, leveren standaardisatie en een betere indeling van de paktafel doorgaans eerder resultaat op dan een systeem aanschaffen. Bij een piek die ieder jaar met een vergelijkbaar, hoog en redelijk voorspelbaar volume terugkomt, kan een systeem voor opvulmateriaal wel meerdere pieken achter elkaar terugbetalen – reken dat door aan de hand van je eigen cijfers, niet aan de hand van een vast bedrag, want dat hangt volledig af van jouw volumes en huidige proces.

Wat kost het als je niets aanpast vóór de piek?

Niets veranderen aan het proces betekent meestal niet dat de piek zichzelf oplost – het schuift het probleem door naar de vloer op het moment dat je er het minst tijd voor hebt. In de praktijk zie je dan vaker: meer schade doordat er onder tijdsdruk minder zorgvuldig wordt ingepakt of het verkeerde doosformaat wordt gepakt, langere doorlooptijden per order doordat er tijdens de drukte nog gezocht wordt naar materiaal, en meer overwerk om dezelfde hoeveelheid orders alsnog de deur uit te krijgen. Die kosten zijn lastiger te zien dan een investeringsbedrag, maar tellen aan het einde van de piek wel degelijk op.

Hoe bepaal je welke optie het beste bij jouw piek past?

De juiste combinatie van opties hangt af van waar in jouw proces de tijd nu daadwerkelijk verdwijnt. Een paar vragen die dat snel duidelijk maken:

• Hoe ziet de ordermix eruit tijdens de piek, en wijkt die af van een gemiddelde dag?
• Welke handeling kost nu de meeste tijd: het kiezen van een doosformaat, het doseren van opvulmateriaal, of het lopen en zoeken ertussendoor?
• Hoeveel orders verwerkt een medewerker nu per uur, en hoeveel minder is dat tijdens een piek?
• Hoe vaak wordt er tijdens een piek bijgevuld, en wat gebeurt er met het werk op dat moment?
• Keert dit piekvolume voorspelbaar terug, of is het een eenmalige uitschieter?

Wat betekent dit concreet voor jou? Zodra je weet waar de tijd nu verdwijnt, weet je ook of de winst vooral bij standaardisatie en indeling zit, of dat een systeem voor opvulmateriaal daadwerkelijk aantoonbaar tijd teruggeeft.

Veelgestelde vragen

Wat is de snelste manier om piekvolume op te vangen zonder extra personeel aan te nemen?

Doosformaten vooraf standaardiseren en een voorraadbuffer met tape en opvulmateriaal binnen handbereik zetten, leveren doorgaans het snelste resultaat op omdat ze geen aanschaf of inwerktijd vergen – alleen voorbereiding vóór de piek zelf.

Is automatisering altijd de beste oplossing bij piekdrukte aan de paktafel?

Nee. Automatisering rendeert vooral bij een hoog, redelijk voorspelbaar volume dat regelmatig terugkeert. Bij een eenmalige of sterk wisselende piek leveren procesaanpassingen zoals standaardisatie en een betere indeling vaak eerder en goedkoper resultaat op.

Hoeveel voorraad moet je aanhouden vóór een piekperiode?

Dat hangt af van je verwachte piekvolume, de doorlooptijd van je leverancier en hoeveel ruimte er fysiek bij de paktafel beschikbaar is. Er bestaat geen vaste norm; bepaal dit op basis van je eigen verbruikscijfers tijdens eerdere pieken.

Vertraagt standaardisatie van doosformaten de flexibiliteit van je assortiment?

Standaardisatie betekent niet dat elk product in hetzelfde formaat moet passen. Het gaat erom het aantal formaten terug te brengen tot een set die het merendeel van de ordermix dekt, met eventueel een klein aantal uitzonderingsformaten voor afwijkende producten.

Waaraan merk je dat de paktafel het piekvolume niet meer aankan?

Signalen zijn onder meer: oplopende doorlooptijden per order, meer schademeldingen, medewerkers die vaker moeten wachten op bijgevuld materiaal, en een team dat structureel overwerkt om hetzelfde volume te verwerken. Zodra je dit meerdere pieken achter elkaar ziet, is het moment om het proces gestructureerd te herzien in plaats van opnieuw tijdelijk personeel te zoeken.

Volgende stap

Versnel je verpakkingsproces vóór de volgende piek begint. Pack Company ontwikkelt en levert verzenddozen in passende formaten en het opvulmateriaal en de systemen van Protega en AP Packaging, en denkt met je mee over welke aanpassing bij jouw ordermix en piekvolume het meeste oplevert. Deel je ordermix en verwachte piekvolume, dan denken we mee over een aanpak die past bij jouw paktafel. Meer achtergrond over doosformaten, opvulmateriaal en het verpakkingsproces vind je in het kenniscentrum van Pack Company.